ทำ To do list บนกระดาษหรือใช้แอพดีกว่ากัน?

Home / Tips & Technic / ทำ To do list บนกระดาษหรือใช้แอพดีกว่ากัน?

พนักงานออฟฟิศทุกคนน่าจะประสบปัญหางานกองสุมหัวโดยทั่วกัน ใครที่ยังไม่เคยมีงานกองท่วมโต๊ะน่าจะเรียกตัวเองว่าพนักงานออฟฟิศได้ไม่เต็มปากเท่าไหร่ เวลาที่งานล้นมือจนไม่รู้จะทำอะไรก่อนหรือหลัง การมี  To do list หรือรายการสิ่งที่ต้องทำถือเป็นตัวช่วยที่ดีมาก เพราะมันทำให้เรารู้ว่าเรามีงานอะไรรออยู่บ้าง เราจึงสามารถจัดการงานที่รอเราอยู่ได้อย่างต่อเนื่อง

 

To do list

 

สมาร์ทโฟนเดี๋ยวนี้ต่างก็มี To do list ให้ใช้งานกันหมดแล้ว ไม่ว่าจะเป็นแอพฝังมาในเครื่องเลย ทำในปฏิทิน หรือต้องโหลดมาก็ตาม ค่านิยมการทำ To do list ในกระดาษเหมือนจะเสื่อมความนิยมไปทุกวัน แต่สิ่งที่น่าแปลกใจก็คือรายการสิ่งที่ต้องทำในสมาร์ทโฟนเหมือนจะคงค้างอยู่เสมอ บางรายการเราเขียนไปตั้งนานแล้วแต่ก็ไม่ได้ทำ ไม่ได้ขีดคร่าออกไปเสียที หรือจริงๆแล้วการทำ To do list บนสมาร์ทโฟนอาจไม่ใช่ทางเลือกที่ดีเสมอไป?

 

any.do

 

To do list บนสมาร์ทโฟนเหมาะกับงานที่ต้องทำในอนาคต
บนกระดาษเหมาะกับงานที่ต้องทำวันนี้

จุดแข็งของสมาร์ทโฟนก็คือมันสามารถตั้งเตือนได้ มันจึงเหมาะกับงานที่เราวางแปลนไว้ล่วงหน้า เช่นนัดประชุมวันพุธหน้า นัดส่งของเดือนหน้า ฯลฯ การที่เรามีนัดหมายในอนาคตไกลๆเรามักจะลืม กระดาษที่ไม่สามารถส่งเสียงร้องเตือนได้ จึงแพ้สมาร์ทโฟนในจุดนี้ไป

กลับกัน กระดาษนั้นเป็นสิ่งของที่จับต้องได้ มันประหยัดเวลาอย่างมากเมื่อต้องการดูรายการงานอย่างรวดเร็ว การมีรายการสิ่งที่ต้องทำเป็นกระดาษติดโต๊ะไว้ เราสามารถเห็นงานที่รอเราอยู่ในวันนี้เพียงแต่เหลือบตาหรือเอื้อมมือหยิบขึ้นมาดู ต่างกับการเซฟไว้ในสมาร์ทโฟนหรือในคอมที่ต้องเลื่อนมือไปเปิดโปรแกรมขึ้นมา จึงเสียทั้งเวลาและสมาธิมากกว่า เพราะเราต้องเปิดดูบ่อยๆวันละ 3-4 รอบเป็นอย่างน้อย กระดาษที่วางเด่นเห็นชัดและจับต้องได้จึงชนะในเรื่องนี้

 

any.do2

 

การแจ้งเตือนที่บ่อยเกินไป มีค่าเท่ากับไม่แจ้งเตือนเลย

สมัยที่ยังเห่อ Any.do (แอพ to do list) แรกๆตอนนั้นคลั่งไคล้มาก มีอะไรต้องทำในแต่ละวันก็ยัดไว้ในแอพนี้หมด มีกระทั่งเวลากินข้าว เวลาออกกำลังกาย เวลาตักขี้แมว(ฮา) แต่หลังจากผ่านช่วงเห่อแล้ว พบว่ารายการที่ยังไม่ได้ทำมีกองเป็นหางว่าว ราวๆ 378 รายการ ทำไมจึงเป็นเช่นนั้น? ทั้งที่แอพมันก็เตือนตลอดเวลาเมื่อถึงเวลาทำงานที่ตั้งไว้

คนเราทุกคนมีความเคยชิน อะไรที่เราเจอจิกเจอเตือนบ่อยๆ เราจะชินและไม่สนใจมัน การแจ้งเตือนผ่านแอพก็เช่นเดียวกัน ใครที่เล่นโซเชียลในมือถือบ่อยๆจะเข้าใจดีว่า ส่วนใหญ่แล้วเราจะดองการแจ้งเตือนเยอะๆแล้วค่อยมาเปิดดูทีเดียวมากกว่าจะเปิดดูทุกครั้งที่มีการแจ้งเตือน ด้วยเหตุนี้ถ้าต้องการให้แจ้งเตือนงานผ่านแอพมือถือได้ผลดีที่สุด เราควรตั้งให้มันเตือนเฉพาะเรื่องที่สำคัญจริงๆ มากกว่าให้เตือนทุกเรื่องทั้งที่สำคัญและไม่สำคัญไปพร้อมๆกัน

 

64289308

 

ความรวดเร็วในการจดงาน กระดาษ เหนือกว่า แอพ

ไม่ว่าสมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ตจะมีลูกเล่นอะไรมากแค่ไหนก็ตาม แต่การหยิบปากกามาจดใส่กระดาษย่อมเร็วกว่าการหยิบมือถือมาเปิดเครื่อง ปลดล็อค เปิดแอพ รอ แล้วพิมพ์เอาอย่างเทียบกันไม่ได้ ต่อให้สมาร์ทโฟนจะมีปากกาให้เราวาดรูปเพิ่มได้ยังไงก็ตาม การวาดคร่าวๆลงบนกระดาษก็ยังเร็วกว่าอยู่ดี ในช่วงเวลาเร่งด่วนหรือออฟฟิศที่วุ่นมากๆ เอาปากกากกระดาษราคาไม่เกินร้อยมาวางไว้ ทำงานได้ไวกว่าสมาร์ทโฟนหลักหมื่นนะเออ

 

any.3

 

ความละเอียดของงาน แอพ เหนือกว่า กระดาษ

เมื่อพูดถึงความละเอียดของการทำ To do list แล้ว สิ่งนี้แอพเหนือกว่า เพราะมันสามารถอัพเดทเพิ่มเติมสถานที่พร้อมใส่แผนที่ลงไปในมือถือได้แน่นอนกว่าการเขียนแผนที่ด้วยมือ แอพมันเซฟนามบัตร ภาพที่ต้องใช้ประกอบ ใส่เอกสารที่จำเป็นได้ หากมีเวลาว่างพอที่จะใส่รายละเอียดให้หมายกำหนดการล่วงหน้า วางกระดาษลงแล้วใช้แอพช่วยในการทำงานจะดีกว่า

สรุปการใช้งานอย่างเหมาะสม

กระดาษโน้ต – เหมาะกับการจดที่ต้องการความรวดเร็ว เป็นข้อความคร่าวๆไม่ต้องการรายละเอียดมาก เช่น เบอร์โทร เวลานัดประชุม สถานที่ โดยเฉพาะรายการงานที่ต้องทำในแต่ละวัน เขียนเสร็จแล้ววางไว้หน้าคอมเลย เพราะเราต้องเหลือบมาดูบ่อยๆ  จำไว้ว่า การดูงานที่ต้องทำในวันนี้ด้วยการเหลือบมองแค่หางตาประหยัดเวลากว่าการเปิดสมาร์ทโฟนขึ้นมาดูนับ 10 เท่า

แอพ – เหมาะกับรายการงานในอนาคตที่เรามีโอกาสลืมสูง เช่น เส้นตายของงานในอาทิตย์หน้า งานที่ต้องทำในวันหยุดนี้ งานที่ต้องการรายละเอียดจำนวนมาก ฯลฯ พึงระลึกไว้เสมอว่าไม่ควรให้แอพแจ้งเตือนบ่อย ซักวันละครั้งสองครั้งก็พอ เราจะได้รู้ว่าเวลาที่แอพมันแจ้งเตือนมันคือเรื่องสำคัญจริงๆ

+++

any-last

 

อนึ่ง Any.Do  แอพ To do list ที่แนะนำ
โหลดใช้งานได้ฟรีทั้งใน Android และ  iOS จากลิ้งค์ข้างล่างนี้ครับ

 

gplogo

index

Source ภาพประกอบ : kingdomvoicesmag